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物业管理案例分析 汇编 日常管理篇
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第一单元  日常管理

 

[案例一]

业主提出不合理装修要求怎么办

 

某广场一位业主在装修时,向管理处多次提出更改顶层复式房室内的一根大梁。其理由是按常规该根梁应为正梁,但搞成了反梁,既占用室内空间又影响美观。并声称自己父亲是位高级建筑师,已计算出了有关参数、设计出了改梁图纸。

对业主的这一要求,管理处根据《装修管理规定》耐心进行解释、说服,理所当然地加以和善的回绝。然而,这位业主就是听不进去,态度十分固执。三番五次找都未得到应允,他干脆动了硬的,不管你们同不同意,我都要改。双方都不让步,问题一下子僵在那里了。

 

[案例分析]

此案例是在业主办理入住后,在装修期间常见的问题。业主购房后,作为物业的所有权人,有权对自己的房屋进行装修,但其装修不能影响房屋的安全。一般情况下,业主入住装修前要填写装修申请,报物业管理公司审批。物业公司应根据国家建设部《建筑装饰装修管理规定》和物业管理公司制定的《住户装修管理规定》,经审核确定该业主申请的装修方案对房屋结构没有破坏,对业主的正常使用不构成安全隐患,方可批准。待物业管理公司批准后,业主才能开始装修。业主装修完成后,还须物业管理公司组织验收,合格后方可使用。

本案例中业主提出的更改大梁的要求有可能给房屋的安全使用埋下隐患,因此,物业管理公司不能同意业主的这一要求。即使业主的父亲确为高级建筑师,其参数计算和改梁方案物业管理公司也不能同意,因为此方案并不能代表原设计单位或专业设计单位的审批意见。

因此,本案例中物业管理公司对业主提出的改梁要求不予同意的做法是对的。

 

[解决方法]

针对对方固执的态度,为了避免顶牛,管理处的工作人员坐在一起商讨对策。并把商讨出的办法及时报告给物业公司和开发展的有关领导,上下统一口径。然后约见这位业主,建议他写出书面申请,报原设计单位审批。这位业主觉得管理处的建议合情合理,欣然同意。后来他咨询了原设计单位,得知改梁既要拿一笔不小的变更设计费,又要等较长时间才能确定。经过比较,最终取消了改梁的想法。

有些时候,制止或纠正违章行为未必非得硬要板起面孔坚持说“不”。不妨指条正道,让他自己去试一试,撞了南墙,他自然就回心转意了。本案例中,物业管理公司就是针对业主认为改梁方案可行的实际情况,给他提出合法解决的方案。既然你认定可以,那你就通过合法途径办理,把球踢给了对方,矛盾不再集中在自己身上到头来,有序管理的目的达到了,你在对方的心目中还是个“好人”。

 

[相关法规制度]

1199591中华人民共和国建设部令第46 建筑装饰装修管理规定》 (略)

 

2.××物业管理公司装修管理规定

根据国家建设部关于异产毗连关系的有关规定,恳请×××业主(住户)明白您的产权内容不是一个独立的整体,而是由内部面积、空间、公共面积、财产份额和毗连关系构成。所以。对于您的房产的二次装修,将根据中华人民共和国建设部关于《家庭居室装饰装修管理规定》及××市物业管理规范,进行严格的管理,同时为确保您的根本利益,特制定本规定:

一、装修范围

业主应严格按照《家庭居室装饰装修管理规定》中的装修范围和要求进行室内装修、维修。

二、装修队的选择

1.为配合管理处对装修的管理,业主(住户)装修应尽量选择管理处推荐的施工队(至少有两个以上的施工队供业主选择),这几家实力较强、信誉较好的施工队伍,经培训对本大厦房屋结构了解并在其承诺遵守本办法和其他装修规定后,在管理处监督管理下提供装修服务。

2.业主有选择上述施工队和自聘有××市住宅装修资格的施工队的自由,但必须经管理处资格审查后按《×××装修施工队管理办法》(详见附件一)的规定进行管理。

三、装修申请

业主(住户)在规定范围内要进行室内装修、维修和改造。维修和改造,必须先向管理处提出申请(住户必须持业主委托书),并领取《装修申请审批表》一式一份。

四、装修审批

1.业主(住户)必须如实填报《装修申请审批表》各款内容于确定的装修日期关7天携带装修设计图纸和消防部门装修审批材料批文,上报管理处(涉及消防规定的应先向消防部门办理报批手续),同时交纳装修保证金100/平方米,需要进行施工技术审定的,按每项工程150-300元计收,管理处将在收到审批表后二个工作日内给予批复。

2.业主(住户)收到批复后,应带领选定的装修队负责人到管理处按规定办理施工队有关进场手续方可进场装修施工(详见附件二)

五、施工

1.所有施工必须按照管理处审批的方案进行,不得有任何更改。如实际情况需要更改,必须报管理处审批,出具更改通知后方可施工。

2.施工期间,业主(住户)进行现场监理并保证装修施工队严格遵守规定,按规作业,文明施工,施工期间不准装修工人在大厦内住宿。逾期完工要办理逾期手续并交纳逾期金每天50,不办理延期手续的,管理处有权责令其停工;对于施工队的违章装修除按《××市住宅装修管理规定》和《违章装修项目》的规定进行处理,对业主(住户)处以相当于施工队罚款额30%的罚款。

3.装修期限:中小工程为30,较大工程为45,最长不超过60,如确实需要延期,要到管理处办理延期手续。

4.施工时间:每天施工时间为8:00-12:00,14:00-18:00

5.装修施工用电不得超过该装修住宅单元的装表容量,严禁擅自乱接、乱拉电源线;超容量用电在与管理处协商后,在管理处的监督下,在管理人员指定位置处接临时电源线,否则造成的一切后果由业主(住户)负责。

6.管道供气设施和燃气用具(必须符合国家标准)的安装、维修、拆移、改装,必须由持有专业资格证书的单位施工;用户不得自行安装、拆除、改装。

7.空调机应按管理处统一规划的位置安装,不得破坏楼宇结构,穿坏墙体。

8.不得任意改变窗户、阳台色调,不得改变阳台的用途(阳台不得安装防盗网及铝合金窗等)

9.施工过程中要注意垃圾袋的清运,每天垃圾应按指定地方放置并当天清运,楼梯、过道、天台、道路及其他公共地方不得作为加工、堆放材料和垃圾的地方,不得损坏公用设备、设施,保持公用地面、墙壁完好和整洁。

六、验收

1.装修工程完毕后,业主(住户)和施工队负责人共同向管理处申请竣工验收,管理处将派人进行查验。

2.隐蔽工程必须在隐蔽前进行验收。如未验收,管理处可安排拆除隐蔽部分遮挡,再行验收,由此造成的损失由业主(住户)自己负责。

3.竣工验收合格后,由管理处验收人员在《装修申请审批表》上验收栏内签名。验收不合格时,限期改正,再行复验,直至合格。经三次验收不合格者,管理处可另行指定施工单位进行施工,所发生的费用由业主(住户)承担。

4.装修验收合格并使用一个月后,经管理处复验确定工程无明显质量问题,将押金退回业主(住户)和施工队。

附件一(略)

附件二(略)

 

[案例二]

部分业主要随意封闭阳台怎么办

  

深圳某大厦入伙前,物业管理处的工作人员多次到现场考察,综合考虑各种因素,并听取有关方面意见,做出了主阳台允许用白铝材、白玻璃、统一规格平开窗封闭的规定。可一入伙,这一规定就遭到了部分业主的质疑,他们提出许多不同的理由,要求按照自己的思路来封闭阳台。

有些业主听了管理处的解释,了解管理处的初衷是为了保持大厦外观的统一,也就愉快地接受了。可仍有部分固执己见,甚至成群结伙,一天几次地到管理处来横加指责,闹得沸沸扬扬。

在这种情形下,管理处先用了个缓兵之计。向有意见的业主说明,管理处的方案可以做进一步论证,看能否为大多数业主所认同,但在未做最后决定前,各自的方案也不要急于实施。把他们稳定下来之后,管理处做了一个调查,发现持有异议的业主只有20多户,并不占多数。只是因为他们都是沙头角本地居民,互相认识,容易连成一气,其中有几位是××集团公司的职员,而且一位是高级职员。

有了这个底数后,管理处本来可以强制要求这部分业主执行既定的封闭阳台的规定,但还是希望能说服他们,让他们自觉自愿地去执行。

 

[案例分析]

由于小区业主的旧有生活习惯,以及环境保护意识和文化素质的差异,在物业管理实践中,外立面管理普遍成为住宅小区建筑物外观管理的难点。外立面包括外墙、窗户、阳台及附属设备,如空调机、广告灯箱、防盗网和晾衣架等。其实,良好的外立面管理可以收到美化居住环境,提高物业的经济价值,改善城市的市容面貌的效果。本案例正是因为个别业主的不能从物业整体美观的角度认识装修管理而带来的矛盾纠纷。

对于在装修过程中所出现的这类不符合规定的问题,物业管理公司最好的方式就是采取预防措施,防范在先。具体地说就是在业主办理入住手续时,就要宣传相关的政策法规,并将具体的要求填写在《业主公约》和《物业管理服务合同》中,同时预收适当的装修保证金,以此来规范约束业主的装修行为。但仅此是不够的,物业管理公司还要加强业主装修过程中的监督管理,及时发现问题,防患于未然。对于已出现的问题,要本着“以理服人”的原则,向业主介绍宣传相关的法规制度,做好耐心细致的说服工作,求得业主的理解支持,协助完成整改工作。要极力避免与业主发生冲突,因为装修管理这项工作一般都是在与业主接触的初期,冲突一旦出现,就会给业主的心理留下阴影,对以后的管理工作产生负面影响。

 

[解决方法]

从本案例的案情叙述中不难看出,尽管个别业主想按自己想法封闭阳台的呼声不断,但毕竟还没有付诸于行动,这就为物业管理公司的管理说服工作提供了极大的主动空间。物业管理公司所做的调查,结果也是对管理工作的开展极为有利的。因此,物业管理公司做出了“希望能说服他们,让他们自觉自愿地去执行(既定方案)的决策。于是,决定来个各个突破,先从××集团公司的高级职员开始,然后做好他们公司几位同事的工作,因为毕竟他们的素质要高些,容易沟通说服。而实际情况也这是这样。有一天晚上,他××集团公司的高级职员到管理处咨询办理装修手续的问题,趁这机会,主管工作人员与他进行了两个小时的长谈,从管理处制订方案的出发点到这个方案的优点,再通过比较指出他们那个方案的弊端,最后他心悦诚服地接受了,然后他又说服了自己的几位同事。就这样有针对性地利用业主的不同特点进一步做说服动员工作,慢慢地规定执行起来顺利多了。

期间,也有极个别业主是横竖不听,不管管理处如何作解释,还是自行其事,甚至扬言我就不按统一规定封窗,你们能拿我怎么样?。对此,管理处态度上还是和和气气,但管理上寸步不让,把《业主公约》和物业管理法规文件汇编送到他面前,让他自己了解和体会自己应当如何去做(送法上门,应当说也是一种服务),然后再给他发去限期整改通知单,最后他只得按照规定推倒重来。

通过本案例可以看出做物业管理工作,一定要重视关键的少数,因为纠纷往往就发生在这些少数人身上。正儿八经也好、略施小计也行,总之要尽量争取全部摆平。因为在目前的市场环境下,物业公司是真正的弱势群体。一个小区有那么三五个业主存心与你作对,就会闹得你无宁日。

 

[相关法规政策]

1.××花园小区业主手册  (节选)

……

五、装修管理

为了便于管理,保证装修质量,控制违规建筑物,避免业主因此造成不必要的损失,管理处建议园内别墅和洋房装修原则上由本公司属下的专业装修公司负责施工,由装修公司代为办理各项审批手续。业主或住户根据需要也可自行安排装修队伍,请参照以下程序和要求到管理处办理各项审批手续:

 1.将全套施工图纸及其他书面申请材料(如装修项目、内容、时间及施工单位的名称、人数、负责人等)送管理处审批、备案。

2.业主或住户申请装修获准后,管理处将发给《装修施工许可证》,并向施工单位收取施工管理费。施工管理费的收费标准按所申报装修工期以每天收取伍拾元人民币计算,如超过申报工期,必须提前补办有关手续并补交施工管理费,如逾期不办,管理处将责令其停工,并禁止其施工人员出入本园。

3.施工期间,必须将《装修施工许可证》挂在本单位的门口处,施工完成后交回管理处。每天的施工时间为上午八时至晚上七时,节假日及中午休息期间,施工不能产生噪音,装修过程不得占用公共场地。

4.装修期间如需接装临时水源、电源,应通知管理处安排有关人员完成,不得私下装接,否则将视情节轻重处以罚款。

5.施工材料不得堆放在公共场所,施工完成后的杂物、垃圾、淤泥等应由施工人员及时清理,不得倒入区内的垃圾桶内或堆放在马路边。

6.装修期间施工人员出入必须佩戴《装修工人出入卡》并接受保安员的检查。为了住户安全着想,施王人员晚上七时后不得在单位内停留或住宿,并须遵守园内有关规定和制度,因违章而发生任何事故,业主必须承担由此所造成的一切损失和责任。

同时,管理处有权责令违章的施工队伍立即停止施工。

7.在施工过程中,要保护好公共的水电管网及设备,如有关设备、设施因施工而损坏,业主必须负责及时修复,并需承担由此而造成的经济损失。

8.一切非本公司的手扶拖拉机均不得进入园区。如装修需要搬运材料、淤士、垃圾等,就向管理处申请,由管理处根据实际情况安排运输车辆,实行有偿服务。工程完成后,剩余的施工材料及工具运出园区时,必须有管理处开具的《物品放行条》,并接受保安员的检查。

9.禁止在门窗玻璃外安装防盗网及非指定位置安装空调机、晒衣架等,所有单项工程必须先到管理处办理报建手续后方可安装。

a.空调机的安装规定:空调机必须按指定的位置安装,窗机应直接安装在原设计预留位置上,分体式主机必须先到管理处确定位置后方可安装,力求做到横平竖直,统一美观。洋房日后由管理处统一安装空调滴水管并适当收取工本费。必须使用不锈钢架挂机(普通铁架生锈后锈水易污染墙身),禁止在主机上设置任何附盖。空调安装完毕后必须做好墙身洞口的修补和清洁工作。

b.天台花园装修规定:天台花园的装修原则上从小从简,不能超过设定承载力,确保结构安全。严禁在天台加建任何封闭式建筑物,搭设简易光棚和花架应符合规定,以不影响房屋整体外观且高度不能高于楼层层高为原则。严禁在天台楼板上钻孔、开凿槽坑。严禁于附栏河墙填土种树木。铺泥植草、做小水池、小石山应做好防水、排水措施,在确保防水安全、排水通畅的情况下方可施工,否则因装修而导致渗水、漏水的后果由业主负责。铺泥厚度以不大于10公分为宜,种苗木以不高于栏河为宜,砌小石山及其他园艺以不高于栏河为标准。严禁将盆景置于栏河墙顶上,以确保安全。

c.首层花园装修规定:严禁在花园内加建封闭式建筑物,洋房区严禁在花园内设停车位,未经许可严禁在国栏开设任何门洞口。于花园内造亭、石山、喷水池及其他园艺建筑应以不影响整体美观、不影响他人为原则,高度不超过首层楼层层高且距围墙应不小于1米为宜。严禁于花园内开井或种植深根植物。

d.严禁于窗台及窗檐加搭任何蓬盖。

10.以下行为将会产生严重后果,如有违反,管理公司有权责令其恢复原状,并需承担其后果及费用,请认真阅读《房屋使用说明书》,并严格遵守有关规定。

a.有损房屋结构、外观、外墙颜色。

b.变动现有的水电管理网及公共装置。

c.于阳台加建建筑物。

d.于花园内开井或种植深根植物。

11.装修期间必须严格遵守国家有关的安全规定,注意防安全,装修单位内必须至少配备一支家庭装灭火器。

12.业主装修完成后,要申报实际装机容量,如实际用电大于售楼合同额定用电量,应即时办理增容手续。请勿擅自增大用电,以防超负荷用电而发生事故。

13.为维护区内的良好治安环境.保障区内业主和住户的利益,凡所有在园内装修的工作人员,必须遵守如下规定:

a.不准在装修单位内吸烟或随地大小便。

b.在装修单位内煮食时一定要注意安全,严禁用电炉煮食,一经发现,管理处将立即没收。

c.不准在装修单位内乱拉乱接电线。

d.严禁在装修单位内进行赌博或其他违法活动。

e.所有装修工人必须严格遵守有关机械的安全操作规定,如因违反安全操作规定而造成伤亡,一切的责任和后果自负。

f.装修工人出入屋村必须按指定的路线行走,并严格遵守管理处的有关规定,佩戴好出入证,及接受保安人员的检查。

g.所有装修工人不准在所属装修单位外随意走动.穿着要整齐。

h.严禁采摘区内花果。

i.严禁在区内向各业主或客人散发商业性广告。

违反上述规定者,将没收其装修工人卡,不准其出入园区。

 

[案例三]

 

某大厦16条雨水干管垂直贯穿32~5层主人房阳台板后,从4层阳台顶部弯出墙外连通污水干线,唯一的检修疏通孔就在弯部。要实施检修疏通,必须穿行于4层的居室,这就不可避免地会给主人带来或多或少的不便。因而,许多人不愿给予配合。

一次,管理处准备对其中一条雨水干管进行清淤。维修人员两次上门联系,都被业主拒之门外。维修主管又第三次登门做工作,还是没有做通。业主认为管道清淤总是折腾她家,强调管理处应当拿出一劳永逸的方案,并要求同主任会面。

 

[案例分析]

本案例是一件较为典型的因雨水干管设计不当而引发的公共部位维修纠纷案例,因对雨水干管的检修疏通的确给住户生活带来诸多不便,因此,在纠纷的处理上,态度要谦恭,处处表现出对业主的尊重,让业主能够理解物业管理公司的苦衷,配合完成雨水干管的检修疏通工作。如果业主仍不理解,不愿配合,就要介绍相关的物业管理法规,让业主了解配合物业管理公司完成对公共部位的维修,是业主应尽的义务。

这种情况的避免,最好是在设计开发阶段,物业管理公司就已介入,从利于物业管理的角度提出设计方案。本案例里的这种情况,业主提出改造雨水干管的要求并不过分,物业管理公司也应拿出改造方案,一劳永逸地解决这种设计上的不合理。当然,这样的改造方案必然会牵扯到较大的费用,应征得业主委员会的同意,或开发商的支持。

 

[解决方法]

业主要求同主任会面,主任闻讯立即来到该业主家。主任招之即来,起码让业主心动,知道物业管理公司对她想法的重视程度,若摆架子拖上几天,很可能就会使其更为不满。主任到后诚恳地听完业主的意见,表示完全理解她的想法,并对她以往的配合致以谢意。然后和颜悦色地讲明管理处同样也希望对管道进行一劳永逸的改造,但囿于经济原因短期难以实施,因为业主的要求并不为过,但管理处在短时间内也的确难以解决,那么目前的安排也情有可原,双方相互理解,事情就好办了。最后详细交待了这次清淤的具体安排和防污染措施,承诺一定做到既快又净。精诚所至,金石为开。在管理处不厌其烦的努力下,该业主转变了态度,欣然同意马上予以积极配合,当日下午,清淤工作顺利展开。

 

[相关法规制度]

1.国家建设部1989年第5号《城市异产毗连房屋管理规定》  (略)

 

2.《深圳市住宅小区业主公约》  (节选)

三、业主的权利、义务

……

8.对本住宅区物业管理公司人员在出示工作证()或有关证明后,在合理时间内(上午11:45~12:45,下午6:00~7:30)进入本住宅区任何楼宇内部及公共部位进行检查、养护或检查业主公约的有关条款是否得到遵守和实施的巡视行为,业主应提供方便,不得拒绝或阻挠。

……

3国家建设部部198978 城市房屋修缮管理规定》(节选)

第一章   

第一条 为加强城市房屋修缮的管理,保障房屋住用安全,保持和提高房屋的完好程度与使用功能,制定本规定。

第二条 本规定适用于城市(指国家按行政建制设立的直辖市、市、镇)房屋的修缮管理。公有住宅向个人出售后的维修养护管理办法另行制定。 

第三条 本规定所称房屋修缮,是指对已建成的房屋进行拆改、翻修和维护。本规定所称房屋所有人,是指持有房屋产权证的直管公房管 理单位、自管房单位和私房所有人。

第四条 城市房屋的所有人、使用人和房屋修缮企事业单位,均应遵守本规定。

……

第三章 房屋修缮责任

第九条 依照国家和地方的有关规定修缮房屋,是房屋所有人应当履行的责任。异产毗连房屋的修缮,其所有人依照《城市异产毗连房屋管理规定》承担责任。
  第十条 租赁房屋的修缮,由租赁双方依法约定修缮责任。 

第十一条 因使用不当或者人为造成房屋损坏的,由其行为人负责修复或者给予赔偿。

第十二条 在已经批准的建没用地范围内,产权已经转移给建设单位的危险房屋,其拆除前的修缮由建设单位负责。

第十三条 房屋所有人和其他负有房屋修缮责任的人(以下简称修缮责任人),应当定期查勘房屋,掌握房屋完损情况,发现损坏及时修缮;在暴风、雨、雪等季节,应当做好预防工作,发现房屋险情及时抢险修复。在房屋修缮时,该房屋的使用人和相邻人应当给予配合,不得借故阻碍房屋的修缮。

第十四条 对于房屋所有人或者修缮责任人不及时修缮房屋,或者因他人阻碍,有可能导致房屋发生危险的,当地人民政府房地产行政主管部门可以采取排险解危的强制措施。排险解危的费用由当事人承担。 
  ……

第九章 法律责任 

第三十二条 凡违反本规定,有下列行为之一的,县级以上地方人民政府房地产行政主管部门可以给予行政处罚:

 ()房屋所有人或者修缮责任人不按照国家和地方有关规定修缮房屋,造成房屋严重损坏或者危害他人生命财产的;

 ()无故阻碍房屋修缮,造成严重后果的; 

 ()无证或者越级承担房屋修缮任务的; 

 ()中修以上的房屋修缮工程,不办理质量监督手续的;

 ()房屋修缮工程发生质量、安全事故的。 
  具体处罚办法由省、自治区、直辖市人民政府房地产行政主管部门制订,报同级人民政府批准后执行。

第三十三条 当事人对行政处罚决定不服的,可以依照《中华人民共和国行政诉讼法》和《行政复议条例》的有关规定,申请行政复议或者向人民法院起诉。逾期不申请复议或者不向人民法院起诉,又不履行处罚决定的,由作出处罚决定的机关申请人民法院强行执行。

第十章附  

第三十四条 末设镇建制的工矿区,可以参照本规定执行。建制镇的房屋修缮管理有特殊要求而不适用于本规定的,由省、自治区、直辖市人民政府房地产行政主管部门另行规定。

第三十五条 省、自治区、直辖市人民政府房地产行政主管部 门可以依照本规定制订实施细则。 

第三十六条 本规定由国务院建设行政主管部门负责解释。

第三十七条 本规定自199181日起施行。

 

3.《小区业主公约》

……

()业主的义务
  
……

4.房屋室内部分以及供电、供水、供气等分户表后部分(往用户方向)和表前至前一个阀门部分用户负责维修养护。

5.凡房屋及附属设施有影响市容或者可能危害毗连房屋安全及公共安全的,按规定应由业主单独或联合修缮的,业主应及时进行修缮。拒不进行修缮的,由管委会授权物业管理公司修缮的,其费用由业主承担。

6.业主应自觉维护公共场所的整洁、美观、畅通及公用设施的完好,不得在任何公共场所违章搭建任何建筑物或堆放、悬挂、弃置物品垃圾,不得损坏、拆除、改造供电、供水、供气、通讯、交通、排水、排污、消防等公用设备。

 

[案例四]

开业典礼影响办公环境怎么办

 

一家很有商业声望的制药公司进驻某高档写字大厦办公,为了加强对外宣传,该公司计划择吉日在大厦举行规模宏大的开业典礼仪式。届时,公司董事长及有关方面的领导将应邀参加。筹办开业典礼的策划部门负责人准备举办一场富有中华民族特色的舞狮表演,还准备放一些气球。业主已经同意,但大厦管理处考虑舞狮表演锣鼓喧天,势必影响大厦的办公环境,未予批准。策划部门负责人非常生气,出称开业典礼议程安排已确定下来,现改影响不好,再说业主已经同意,管理处凭什么不批准。为此,策划部门负责人向管理处正式来函投诉。

 

[案例分析]

配合用户做好开业典礼的各方面工作,是物业管理公司与新进驻的用户建立良好关系的有利契机,物业管理公司一般对此都极为重视,倾全力相助。但本案例中的用户安排的舞狮表演,的确对大厦的办公环境产生不利影响,因此管理处的不予批准做法是对的,理应坚持,但问题的关键在于既要坚持原则,又不能损伤与用户的合作感情,如何找出两全其美的策略。

管理处首先应该表明要尽所能配合用户做好开业典礼的积极态度,让用户清楚管理处不是有意为难,而是为了绝大多数用户和维护大厦形象的整体利益,不得已而为之,求得用户的理解支持。另外,还要向用户介绍讲解物业管理的有关规定,说明不予批准是有所依据的。当然,如果能在用户入住时,就询问用户的要求,讲明大厦的有关规定,如开业典礼怎样申请、管理处有那些要求,管理处能够提供的服务等,那效果就会更好了

 

[解决方法]

接到用户函件投诉后,物业管理处的上级公司非常重视,由公司主管出面,与用户进行沟通。在沟通中,公司主管首先表明公司及管理处愿意积极配合用户办好开业典礼,管理处将在大堂设立欢迎标志和引导标志,安排保安人员、保洁人员协助维持现场秩序和清洁,还同意用户使用大堂做开业讲话。但由于典礼安排在办公时间,而且是在大厦的公共场所,必定会严重影响大厦其他用户的正常办公,因此,尽管业主同意舞狮,考虑其他业主可能会出现的不愉快反映,舞狮计划仍不能批准。再者,如果开此先河,其他用户纷纷效仿,大厦今后的办公环境将无法保证,用户本身以后也将身受其害。同时,在恰当的时机,公司主管还委婉地提示用户,管理处不予批准的依据就是《大厦用户手册》,用户应该遵守执行,而不应明知故犯。

在公司主管有理、有据、有节的沟通说服下,策划部门负责人心悦诚服地接受了公司主管的劝说,放弃了舞狮计划。

 

[相关法规政策]

《××大厦用户手册》   (节选)

本手册特为阁下作为xx大厦业主佣户而编制,内容包括有关xx大厦使用须知和管理守则及规定,望各业主佣户遵行。

请妥善保存本业主手册,以便阁下雇员能够随时取阅,手册的索引已经细心的安排,以便你们能够很快翻查所需要的资料。

因为管理规定会因时而变更,内容亦将及时修改。本公司将会按时通知你们有关条例的改变及提供新修订的部分给你们更换。

如阁下对本手册的内容有任何疑问,或有任何增减的建议,请随时与本公司联系。

藉此机会,xx物业管理有限公司全体员工欢迎阁下加入xx大厦行列,并预祝阁下生意兴隆,万事如意。

xx物业管理有限公司

  年 月 
  一、常用资料

1xx物业管理有限jdb电子游戏平台的简介

……

六、业主用户守则及责任

……

4.招牌除原已获批准的招牌外,不得摆放、陈列其他宣传物品于墙身或公共地方、铺门及橱窗或外墙上。除此之外,业主佣户须遵守下列规定:

1)所有临时招牌须为专业印制。例如,手写、萤光笔或油剂水笔所画的概不批准(经油印而加上色彩的招牌不会视为专业制作);

2)宣传横幅不得悬挂于距橱窗内面2尺内的地方,同时,横幅不得妨碍铺内的视线;

3)自立式招牌应放置于店铺/房间营业范围内;

4)不得张贴任何招牌于店铺/房间的门上或橱窗上;

5信用卡标记及其他宣传招贴纸不得贴于店铺/房间的门或橱窗上;

6所安装的招牌不能妨碍店铺保问的出入及妨碍视线;

7所有招牌均需先获管理公司的批准,方可安装。

……

8.宣传推广

xxxx物业管理有限公司设有推广宣传部,于各大节日期间统一为xxxx大厦策划及安排宣传推广的活动,以吸引更多的顾客前来购物。如个别业主佣户自我安排推广宣传活动,请与管理公司联系(电话:)。

9.宣传单张消费调查等
  未经管理公司批准,在任何情况下,不得在大厦内外派发宣传单张及进行调查、招聘员工等事项。

 10.音乐保音气味等事项所有业主棚户须遵守下列各项:

1)铺内所播放的音乐的音量须调低至于商铺/房间外不会听到的水平(包括电视、音响系统及其他器材播放的音乐);

2)店内间灯不可于店铺外看到;

3)不得于商铺信问内或附近地方放置散发刺激性气味的物品。

11.清点盘存

所有业主佣户于非开放时间清点存货。

12.假冒伪劣产品业主佣户必须搞清商品的产地及供应渠道,杜绝假冒伪劣产品的出售,否则,市工商局将会采取适当行动。

13.饲养宠物任何时间在店铺/房间内不得饲养宠物。

14.竖立天线未经管理公司的书面许可前,不得在大厦内外竖立天线。

15.睡觉业主佣户及其雇员不得于店铺内过夜或作住宅之用。

16.煮食业主佣户不得于店铺内煮食或作食品制作的用途。

 

[案例五]

住户对维修料具提出质疑怎么办

  

某大厦许多业主在进行室内维修时,都愿意选择管理处提供的料具。因为由管理处提供的料具不仅方便,而且物美价廉,但也有提出质疑的。

一次,11楼某户厨房环型灯管不亮,维修人员检查后确认灯管已坏。业主当即不满地说:“它是你们不久前帮助换上的,肯定是假冒伪劣产品!”显然这是业主对管理处提供的料具提出了质疑,那么维修人员应该怎么办。

 

[案例分析]

本案例的维修项目是物业管理公司提供的有偿维修服务,物业管理公司一定会向业主收取适当的工本费的。那么在这种情况下,业主关心物业管理公司所提供的料具质量,甚至对料具质量有所怀疑,流露出不满,这也是情理之中的,物业管理公司的维修人员应该表示理解,并根据具体情况做好耐心细致的解释。

物业管理公司的有偿维修服务,是在为业主提供常规服务的前提下的多种经营,其目的是方便业主,而不是为了赢利。因此,工本费用是低廉的,属微利经营。那么,为业主提供的料具,尤其是日常生活中损耗量较大的料具,由于物业管理公司的集中采购,价格一般比业主独自购买要低,从而使业主获得优惠的维修服务。

 

[解决方法]

本案例在实际发生时维修人员看出了住户的误解,马上笑着给他详细说明管理处对维修料具的管理办法:管理处提供的所有料具都由正规供应商定点供应;料具入库前要进行严格的检查验收;住户家每次维修的时间、项目、更换料具均有记录;环型灯管如系使用3个月内损坏可免费更换。然后又告诉他环型灯管由于本身结构原因,散热效果差,长时间工作会引起温度过高,不能作为长明灯,否则影响使用寿命。这里同时介绍使用知识,不仅拓展了服务深度,还委婉地说明了料具并不存在质量问题,延长产品的寿命还需要正确的使用方法。

住户一听恍然大悟,忙说:“哎呀,我家厨房光线不足,这个灯通常一天24小时全亮着,实在对不起,错怪你们了。”

回到维修班之后,小谢查阅了他家上次的维修记录,记录显示损坏的灯管已经使用了4个月有余(原始记录平时好像可有可无,一旦需要时是最有说服力的)。小谢又将这一情况反馈给住户,住户毫无怨言地交纳了材料费。

 

[相关法规制度]

1.《物资采购管理规程

一、目的

为保证大厦设备维修保养,日常办公事务及保洁工作的物资需要,提高采购工作的质量管理,特制定本管理规程,

二、范围

各部门工作所需的办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品及工程所需的配件材料和印制表格标牌等。

三、职责

1.采购员负责对各类物资的采购工作。

2.财务部派专人负责需采购物资的复审工作。

四、程序

1.根据各部门月请购所需常规或急购物资填列的请购单的品名、数量、规格、型号等,及时与相关的业务单位联系,落实物资和价格后,反馈采供部主管初审后,报大厦财务部复审,再呈大厦总经理批示后及时组织物品的购入,物资到位后,及时通知有关部门领用。

2.对急购物品,要按使用部门要求的时间及时采购(特殊情况先购后批),确保大厦设备的正常运转

3 对一些规格、型号强的特殊配件和购买。可请示工程部经理,委派工程技术人员共同外出购买,以便确认规格、型号、鉴别质量

4.严格按照《合格分供方名册》选择采购渠道,不得擅自变更。

5.对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供物意向,以保证长期稳定的关系。

6.对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压。

7.对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款。

8.对大宗物资的采购,必须由二人操作,从询价到落实,从质量到价格均由二人共同负责。

9.采购员要负责对物资使用随时回访,了解物资的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与分供方联系退换,对确不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作。

10.为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约。

11.库管员要对物资质量把关,对不合格物品的退换起监督作用。

12.采购员要及时报帐,核销物品采买的手续,不许拖拉压票影响财务部结帐。

13.对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳,提高工作效率,当日的工作当日完成,不拖拉,借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理。

14.采购员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,做到心中有数、业务熟练。

15.采购员要认真填报《物资结算统计表》。

16.树立敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责。

17.杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者,由当事人悉赔,并处于二倍罚款,同时申报人事部立即开除。

5.监督执行

部门经理监督执行

 

2.《日常报修流程》

一、设备使用部门发现设备故障或异常现象后,填写报修送工程部值班室。特别紧急的报修也可直接电话通知,事后再补报修单。

二、报修单一式三份,由报修部门填写报修项目后一起交工程部。维修完成后,由工程部维修人员填写完整,交报修部门验收签字,“报修部门”联由报修部门留存。“财务联”和“工程部”联由工程部收回。公司内所有维修都应有报修单。电话通知的报修应及时补填报修单。正常情况下,报修单应由报修部门主管签字、维修完成后应有验收人签字,这样才算有效的报修单。

三、工程部值班人员接到报修单或报修电话后,应标明时间,根据类别通知班组技工前往检修。

四、检修人员应在接到报修通知后5分钟内赶到现场进行检修。

五、不能马上修复的故障应立即向上报告。属配件原因马上报告领班申领或申购;属于技术或其他原因的应报告主管。

六、属于技术或其他原因未能马上修复的故障,主管组织相关班组人员到现场查看,确认工程部暂无法解决的,应立即采取临时措施保证公司正常营业不受影响;并联系外协或厂家支持。

七、设备故障未能修复,并可能对公司正常营业造成影响的,应报告公司总经理,以便作出适当安排。

八、设备故障修复后,经报修部门试用验收,维修人详细填写报修单中的维修项目和耗用材料项目,由验收人签字。“报修部门”联由报修部门留存。“财务联”和“工程部”联由工程部收回,其中“财务联”每月汇总后转交财务部。

九、重大设备故障未处理完毕当班检修人员不得下班,应协同接班的人员共同修复。

 

[案例六]

信件误退投诉

 

一日,某贸易公司负责人非常气愤地向大厦物业管理公司投诉。称其业务合作单位从上海寄来的合同及资料,已连续两次被退回。管理公司在推信条写着:查无此单位。上海的业务单位因此怀疑他们的公司是皮包公司或骗子公司,准备不再与他们进行业务合作,为此该公司将损失大笔生意。该公司负责人亲、强烈要求物业管理公司尽快给予明确答复并采取补救措施,否则,要赔偿由此造成的所有损失。

 

[案例分析]

大厦信报邮件的一般管理规程是:邮局送来信报邮件后,由大堂岗接收,然后通知信报员,由信报员领回信报邮件按房号派发至用户信箱内。若发现无地址的盲信,加贴退信批条,注明退信原因并加盖信报章退回邮局。

此用户原在大厦27a单元办公,后因业务发展搬迁至27d单元办公。因其认为都在同一层楼办公,故未到物业管理公司办理退还原信箱并申请新信箱的手续,只是口头告诉了一位老信报员。而上海业务单位邮寄资料时。正巧老信报员又休年假,其他信报员不了解情况,在投递时发现邮件地址与信箱地址不符,故两次都退回。

由此,我们可以看出,该问题的出现是有两个方面的责任造成的,一是用户未按规定要求办理信箱更换手续,二是信报员不够熟悉大厦内的用户情况,且相互之间工作沟通不够,特别是公司变迁及信箱变更手续不健全,因此物业管理公司应健全信件投递办理制度,并严格执行,避免因遗漏造成工作失误。

 

[解决方法]

物业管理公司接到用户投诉,首先找信报员了解出现问题的原因,然后上门向用户解释事件原因,分清双方责任,积极寻求解决办法。最后,双方达成如下处理意见:由物业管理公司出函给上海业务合作单位,说明两次退信的原因,并把该用户公司的日常表现、营业执照、入住大厦的登记手续等复印材料附上,说明该公司是合法经营的信誉公司,值得继续合作。同时附上大厦业主的联系电话,欢迎随时询问,也欢迎来人检查。最后,问题得以圆满解决。

 

[相关法规制度]

1.《信报邮件管理规程》

为规范邮件管理,确保大厦用户邮件的正常派发,制定如下规定:

1.挂号邮件收发管理

1)管理部设挂号邮件签收登记册两套,一套放在大堂接待处,另一套由巡楼管理员管理。

2)大堂岗负责签收邮局递送本大厦的挂号邮件,并按楼层顺序登记在《挂号邮件收发登记簿》上。

3)邮件交接各环节中,交接双方必须办理交接手续。派发邮件时应要求用户出示有效身份证明,以便日后有据可查。

4)管理部设立《挂号邮件退件登记簿》。凡属无用户认收的挂号信件,作盲信退回邮局。盲信由巡楼管理员交给信报员,信报员签收后转抄《挂号邮件退件登记簿》上,报主管审核后,再转交大堂岗退回邮递员签收。

5)凡有用户投诉丢失挂号邮件,经查核《挂号邮件收发登记簿》,追查邮件下落,由最后签名管理员负责。

2.报刊杂志及一般邮件收发管理

1)收取:大厦用户订阅的报刊杂志,由邮局或报社送到大厦大堂岗,大堂岗通知信报员取回信报室分派。

2)登记:信报员收到报刊杂志后,认真清点登记。

3)派发:报刊杂志经登记后,由信报员按订单派发到用户信箱内。

4)缺失或迟到的报刊处理:发现报刊杂志到件不足,或未按时送达,信报员必须与邮局或报社联系交涉,敦促尽快补送。若经交涉无效,应报告当班主管,由主管进一步交涉,必要时提交上级部门,出函投诉。

3.用户迁离后的邮件管理

用户迁离后,物业公里公司免费为用户提供一个月的平邮转投服务。

1)信报员收到用户《邮件转投申请》后,提供平邮代收转投服务。

2)拥护迁离后的邮件,须存放于独立的专用柜,每星期一次通知用户回大厦领取。

4.邮件破损处理

1)信报员发现邮局送来的邮件有破损时,应在《邮件破损登记簿》上作好记录,并经当班主管签名确认。

2)信报员用本部专用的“此邮件收到时已破损封条贴在破损的部位后,再派发到用户手中。

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